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1、檔案室密集架在陽光下會令表面褪色，直接影響其使用壽命，所以無論哪種材料制造的檔案密集架，注意不要設計在窗戶旁邊，如果房間朝向西面的，就要多加注意，假如無法避免必須安裝遮陽窗簾避免直射。
2、靠近窗戶會沾染塵埃，下雨時，雨水可能濺到密集架影響其操作，潮濕可能會讓檔案受到損壞，如果使用電動密集架還可能會發生漏電的現象，所以避免靠經窗戶擺放密集架，有條件可以購買除濕機進行除濕。
3檔案室的密集架大多以手動為主，如房子太低，就要留意燈具不要放太低，這不便于使用。燈具安裝在中間位置，光線會平均照射。至于燈具的高度，理想的距離與密集架頂面大約50-60厘米間距，太高的話可能會光線不足，太低又影響使用。
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